休会・退会・返金ルールを設計する

「返金しません」の一文では、事情の違うケースを扱えません。受講者都合、教室都合、契約上・法律上の解約を分けて整理し、運用案をそのまま契約書にしないことが出発点です。

1．休会と退会の違いを決める

休会中に席を残すのか、再開時の空き枠を案内するのかで運営が変わります。受付方法、適用開始月、再開の連絡、教材配送や自動課金の扱いを一覧に。病気等の事情を必要以上に詳しく聞かずに処理できる設計にします。

2．精算の対象を分解する

受け取った金額、提供済みの授業、未提供分、教材や実費、解約に伴う費用を分けます。独自の手数料を一律に引く前に、契約内容と法令を確認。語学教室・学習塾等は条件によって特定継続的役務の対象となり、中途解約等の規制があります。

3．締切を伝えるだけで終わらせない

受付後は、終了日、最終請求、返金の有無と算定根拠、振込等の予定を文面で確認します。教室都合の休講を、生徒の欠席規則へ機械的に当てはめません。受け付けた人と処理した人を照合できる記録も必要です。

4．課金停止とデータの整理まで終える

口頭で退会を了解しても、予約・決済・連絡リストが残ることがあります。将来の請求停止、預かり物、教材返却、保存義務のある記録、削除できる連絡先を切り分けます。不要な継続案内を送り続けないようにしましょう。